特殊載體檔案設施設備選用難點及注意事項
特殊載體檔案選用設施設備難點及注意事項
特殊載體檔案一般是指以磁性材料、感光材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實物為主要反映方式的歷史記錄,包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。對于光盤、計算機磁帶等特殊載體檔案,針對記錄內容、記錄內容產生過程及相應支持軟硬件的“文字說明”是不可缺少的部分。
特殊載體檔案由于載體的特殊性,雖然與相關主題內容的紙質檔案密不可分,但在整理時為了便于保管和利用,應當單獨進行分類、整理和組成保管單位,通過注明檔案參見號的方式來與相關主題的紙質檔案進行鏈接,維護檔案的完整性和系統性。
特殊載體檔案按不同載體形式分成:照片檔案、光盤檔案、磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案、實物檔案等。
1)特殊載體檔案分類
1、照片檔案
(1)普通照片:是指企事業單位在生產和社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映形式的,主要由照片(底片)及文字說明構成?,F階段我們說的照片檔案主要以這種形式為主。
(2)數碼照片:數碼照片是指用掃描儀、數碼照相機等設備獲得的,以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體,依賴計算機系統閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。
2、光盤檔案:光盤(CD、VCD、DVD)是一種光學存儲器,激光束通過在光盤記錄介質上形成長短不同的熔坑來記錄信息。
3、磁帶檔案:可分為錄音磁帶、錄像磁帶、數字磁帶和儀用磁帶等四類。
4、磁盤檔案:磁盤主要有軟磁盤和硬磁盤兩類。
5、膠片檔案:膠片檔案是利用膠片上的感光材料,把文字、圖像等通過光波形式記錄在膠片上。
6、實物檔案:包括證書、錦旗、獎章、獎狀、獎牌、獎杯、印章等。
2)特殊載體檔案選用設備
1、防磁柜
防磁柜針對外部磁場過大,熱源太強或有強烈震源等原因引起的資料消磁現象,采用優質冷軋鋼板,內部專業防磁構造設計,能有效的屏蔽磁場,阻隔熱源,從而使音帶、 磁帶 、錄影帶、磁盤等資料的存放更安全可靠。
2、實物展示柜
實物展示柜是一種重要的陳列和展示工具,具有展示實物、保護實物、增加產品陳列效果、提升品牌形象和提高藝術品展示效果等多種作用和用途??舍槍ψC書、錦旗、獎章、獎狀、獎牌、獎杯、印章等實物檔案進行存儲。
3、實物檔案密集架
實物檔案密集架是針對實物檔案的功能和特點定制設計開發,方便各類載體保管的存儲設備,分別為獎牌密集架、獎杯密集架、書畫密集架、防磁柜密集架、底圖密集架等。
3)特殊載體檔案選用設備的難點及注意事項
序號 |
設備名稱 |
存儲類型 |
難點 |
注意事項 |
1 |
防磁柜 |
照片檔案、光盤檔案、磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案 |
1、設備重量大,不宜搬運; 2、空間利用率不高,受限于房間的大小進行布局擺放; 3、相比紙質檔案來說,檔案的存儲、調閱受限; 4、不可存儲實物檔案。 |
1、考慮庫房的承重是否符合要求; 2、檔案的環境是否具備存儲要求,如不符合,可選用恒濕恒溫防磁柜。 |
2 |
實物展示柜 |
實物檔案、證書、錦旗、獎章、獎狀、獎牌、獎杯、印章等 |
不可存儲照片檔案、光盤檔案、磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案,如需要存儲,需配合防磁柜一同使用。 |
檔案的環境是否具備存儲要求,檔案室需要增加相關配套設施,保證檔案室恒濕恒溫。 |
3 |
實物檔案密集架 |
照片檔案、光盤檔案、磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案、實物檔案 |
1、設計難度較大。每個架體的尺寸、規格各不相同,需要專業設計人員針對空間及檔案存量精準設計; 2、對比紙質檔案密集架,生產開發成本較高。 |
需確定需求,根據實物檔案的存儲量,準確定制開發專業存儲設備 |