在檔案庫房中，設備是檔案保管的必要工具，是檔案安全保管必不可少的保障條件。檔案保管的設備，就是指具有固定價值的一些機械、器具、儀器、儀表等技術設施。

在日常的工作中，檔案管理人員應全面認識并正確使用各種設備，以保證檔案的安全。

在檔案的日常存放中，環境的溫濕度直接影響著檔案的壽命，而環境的溫濕度會隨著地域、氣候、季節的不同而不同。每一種檔案的保管，都有固定的溫濕度要求。溫度過高，載體原有水份蒸發，檔案會干燥發脆、變色發黃，耐折程度降低。濕度過大，檔案載體會生霉和繁殖其他有害生物。因此，就需要溫濕度調節設備來保證檔案庫房中達到適宜的溫度，并通過檢測設備來進行檢測。

常見的設備有空調裝置、新風機、加濕機、除濕機、溫濕度檢測裝置、空氣質量檢測裝置等。

人們常說，水火無情，火是威脅檔案安全保管的重要因素之一。在消防設施中，火災自動報警系統和自動滅火系統是保障檔案庫房消防安全最有效的設施，無論是探測火災還是撲救火災，都能起到關鍵作用。要對這些設施設備定期進行維護保養，確保完好有效，能在關鍵時刻發揮其功效。并且根據所使用的滅火劑不同，所設置的自動化程度也不同。

而且防火設備也是有很多種類型的，檔案庫房也要根據檔案的特點來選擇相對應的設備。

常見的設備有火災探測器、消防報警滅火控制器、氣體滅火裝置等。

安防設備是智慧檔案庫房建設中安全體系的重要組成部分，能夠有效防范安全隱患發生，降低危害檔案安全的風險威脅程度，一般設立人防、物防、技防“三位一體”的安防體系，即人力防范、物力防范和技術防范，實現針對檔案實體、電子信息網絡、人員環境等要素的風險預警防控。主要包括門禁、智能監控、紅外雙鑒報警器、智能驅鼠器、多功能漏水報警器等。

檔案庫房中的照明與其他場所的照明要求不同，為了減少對檔案的損壞，檔案庫房中的照明亮度不需要太高，且光線要控制在對檔案沒有損害或損害很少。

根據《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2010）要求，檔案庫房內應防止日光直接攝入，避免紫外線對檔案的危害。比如白熾燈或燈管表面經過防紫外線處理的日光燈，人進燈開，人出燈關的自動控制不僅節能而且有助于檔案的安全保管。

常見的設備有智能光感探測器、智能燈光控制器等。

檔案保護與修復設備設備分為兩種，一是為了保護檔案原件，而將其遷移到其他載體過程中所需的設備，比如高速掃描儀，縮微拍照設備等；二是對破損檔案進行修復的必須設備，比如字跡顯示儀、檔案修裱機等。

檔案存儲設備是否健全是檔案庫房建設的重要環境，直接影響檔案資源建設、檔案保管和檔案利用工作。隨著科學技術的發展，檔案保管設備的種類更加豐富多樣，更具現代化與專業化，為檔案的安全保管提供強有力的支持。

常見的設備有密集架（手動/智能），五節檔案柜，防磁柜、底圖柜等。

《檔案館工作通則（國檔發〔1983〕14號）》要求檔案庫房必須堅固實用，并應具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施；第13號國家檔案局令《機關檔案管理規定》要求做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。

根據檔案庫房“九防”設備的建設要求，做出以下分析：

檔案密集架是一種專門用于存放檔案、圖書、文件等物品的收納容器。具有防止被損壞、存取方便、提升空間利用率等特點，是辦公室、圖書館、檔案室及企業單位等多種場所必備的收納容器。

檔案密集架的種類很多，其中最常見的有：木質檔案密集架、塑料檔案密集架、鋼結構檔案密集架等，每種檔案密集架都具有其獨特的特點，在選擇使用時需要根據實際情況選擇最合適的檔案密集架。

木質檔案密集架具有結構穩固、美觀大方、質地細膩等優點，其特點是外觀美觀，可根據不同室內裝飾風格選擇合適的木質檔案密集架，增添室內裝飾檔次，但不耐腐蝕、潮濕、防蟲效果差。

塑料檔案密集架具有結構簡單、價格低廉、質地輕便等優點，其特點是輕便簡單，可抵抗潮濕環境，耐腐蝕，可長期保持檔案完整，但耐用性較差。

鋼結構檔案密集架具有結構簡單、質地強韌、價格實惠、耐用性好、抗腐蝕、抗潮濕等優點，其特點是耐用性強，可抵抗極端高溫，抗壓能力強，可滿足不同需求，是最常用的檔案密集架，適用于絕大部分場景，也是眾多企業的選擇。

檔案密集架的結構特點有：

（1）柜體：柜體分為二柱式、箱式、全封閉式結構，滿足不同人群的需求。

（2）地軌：地柜采用冷拉方鋼和冷軋鋼焊接組成，具有質地堅固、耐用性強的特點；

（3）抽屜：用于存放檔案，一般由金屬或木質材料制成，具有質地細膩、耐用性強的特點；

（4）手柄：手柄可選用方向盤和折疊式手柄，標準6層，每層承重80KG，具有質地耐用、使用方便的特點；

（5）制動：標配閃電鎖，可定制密碼鎖，用于鎖定抽屜，一般由金屬或塑料材料制成，具有質地耐用、安全可靠的特點。

檔案密集架的優點有：

（1）節省時間，提升效率。相對于傳統檔案架，使用密集架存儲查詢檔案更加方便，可以很輕松的就能夠找到你想要的檔案資料，節省時間，提高工作效率。

（2）檔案密集架對空間的要求小。密集架采用層次結構，每個層次可以實現自動化管理，同時每個層次銜接緊密，不浪費密集架的寶貴空間，因此密集架保存量非常大。小小的一個區域就能存儲大量的檔案，充分提高辦公區域的利用率。

（3）密集架能夠很好地適應各種空間環境。每一列架構都由底盤、雙柱、擱板及支撐板、頂板、護板、傳動機構、導軌等部分組成。底部有防鼠裝置，擱板下面帶防蟲裝置。因此密集架是具有防潮、防濕、防塵、防鼠、防蟲等功能。

檔案密集架的缺點有：

（1）重量較重：檔案密集架重量較重，安裝和搬運需要專業技術；

（2）安裝復雜：檔案密集架安裝復雜，需要專業工具和技術才能正確安裝。

（3）承重因素：檔案庫樓面均布荷載標準值不應小于5kN/㎡，采用密集架時不應小于12kN/㎡。以保障其在使用過程中不會發生倒塌或其他安全事故。

檔案密集架的使用注意事項有：

（1）應避免放置超重的物品，以免損壞檔案密集架；

（2）應避免長期存放潮濕物品，以免造成腐蝕；

（3）應避免放置易燃物品，以免造成火災；

（4）應定期清潔和維護檔案密集架，以保持其正常使用狀態。

特殊載體檔案一般是指以磁性材料、感光材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。對于光盤、計算機磁帶等特殊載體檔案，針對記錄內容、記錄內容產生過程及相應支持軟硬件的“文字說明”是不可缺少的部分。

特殊載體檔案由于載體的特殊性，雖然與相關主題內容的紙質檔案密不可分，但在整理時為了便于保管和利用，應當單獨進行分類、整理和組成保管單位，通過注明檔案參見號的方式來與相關主題的紙質檔案進行鏈接，維護檔案的完整性和系統性。

特殊載體檔案按不同載體形式分成：照片檔案、光盤檔案、磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案、實物檔案等。

（1）普通照片：是指企事業單位在生產和社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映形式的，主要由照片（底片）及文字說明構成。現階段我們說的照片檔案主要以這種形式為主。

（2）數碼照片：數碼照片是指用掃描儀、數碼照相機等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。

光盤（CD、VCD、DVD）是一種光學存儲器，激光束通過在光盤記錄介質上形成長短不同的熔坑來記錄信息。

可分為錄音磁帶、錄像磁帶、數字磁帶和儀用磁帶等四類。

磁盤主要有軟磁盤和硬磁盤兩類。

膠片檔案是利用膠片上的感光材料，把文字、圖像等通過光波形式記錄在膠片上。

包括證書、錦旗、獎章、獎狀、獎牌、獎杯、印章等。

防磁柜針對外部磁場過大，熱源太強或有強烈震源等原因引起的資料消磁現象，采用優質冷軋鋼板，內部專業防磁構造設計，能有效的屏蔽磁場，阻隔熱源，從而使音帶、 磁帶 、錄影帶、磁盤等資料的存放更安全可靠。

實物展示柜是一種重要的陳列和展示工具，具有展示實物、保護實物、增加產品陳列效果、提升品牌形象和提高藝術品展示效果等多種作用和用途。可針對證書、錦旗、獎章、獎狀、獎牌、獎杯、印章等實物檔案進行存儲。

實物檔案密集架是針對實物檔案的功能和特點定制設計開發，方便各類載體保管的存儲設備，分別為獎牌密集架、獎杯密集架、書畫密集架、防磁柜密集架、底圖密集架等。

山東泰物公司自主研發的檔案庫房環境監測系統，已成功實施于全國超過100個檔案庫房項目。泰物致力于智能化檔案庫房的建設和管理，歡迎來電咨詢